Cum sa oferi feedback pentru a fi acceptat

Martie, 2015; ma aflam la birou si era o zi ca oricare alta. Nu mi-as fi inchipuit ca un singur feedback va schimba complet ziua mea.

In acea zi obisnuita din luna martie o chem pe colega mea cu care lucram de mai bine de 6 luni intr-o sala de sedinta. Eram destul de suparat pentru ca avem senzatia ca noua colega, pe care o angajasem de foarte putin timp isi pierde timpul la lucru. Pe langa acest aspect, era si o luna in care vanzarile nu erau la cel mai inalt nivel si ma vedeam intr-o situatie foarte aiurea in care cheltuielile imi depaseau veniturile.

O intreb pe colega mea: „Ce parere ai avea daca i-am oferi un feedback colegei noastre noua?”

„Ar fi o idee foarte buna dar ce sa ii spunem?”

„Lasa ca vedem noi ce sa-i spune. Cheam-o te rog ca sa ii oferim un feedback!”

Cand colega cea noua a venit in birou am lasat-o sa se aseze si apoi am tunat si am fulgerat. I-am spus toate off-urile mele chiar si cele care nu aveau legatura directa cu ea.

Ce crezi ca s-a intamplat?

Colega respectiva si-a anuntat demisia in aproximativ o luna :).

A fost cel mai slab feedback pe care l-am oferit toata viata mea desi mai oferisem peste 2000 de-a lungul timpului si cunosteam cum se ofera in mare detaliu.

Pur si simplu, in acel moment am reactionat sub impulsul emotiilor si am ignorat toate lucrurile pe care le stiam despre cum se ofera feedback-ul constructiv, astfel incat acesta sa fie acceptat.

In acest articol vreau sa iti ofer cateva sfaturi foarte utile care sa te ajute sa oferi un feedback care sa fie acceptat.

Aceste idei te vor ajuta sa oferi un feedback unui:

  • Partener de afaceri ca sa isi dea seama ce poate sa imbunatateasca;
  • Coleg din echipa ca sa-si dea seama care sunt lucrurile importante pe care sa puna accentul;
  • Subaltern ca sa-si dea seama cum iti doresti sa fie lucrurile facute;
  • Oricui doresti sa oferi un feedback 🙂

Despre Feedback

Majoritatea oamenilor impart feedback-ul in 2 mari categorii:

  1. Pozitiv = Ce anume ii place la mine?
  2. Negativ = Ce anume nu ii place la mine?

Din pacate aceasta categorisire a feedback-ului este una nepotrivita pentru ca atunci cand oferi feedback negativ, receptorul intra instant intr-o stare defensiva si simte nevoia sa se apare.

Noi, in cadrul Speakers Club folosim alte 2 categorii:

  1. Apreciativ = Ce anume am apreciat la modul in care ai performat?
  2. Constructiv = Ce anume poti sa faci mai bine data viitoare?

Prima responsabilitate pe care o ai este ca feedback-ul pe care il oferi sa fie apreciativ si constructiv. Aceste tipuri de feedback nu il pun pe ascultator in defensiva si il fac mai receptiv la orice ai avea sa ii comunici.

Intrebare cheie: Cu care dintre cele 2 tipuri de feedback incepi?

Incepi cu feedback-ul apreciativ si lasi ce se poate imbunatati la sfarsit asa cum ar parea normal sau incepi cu feedback-ul constructiv si lasi partea apreciativa la sfarsit pentru a pleca cu un sentiment cat mai placut de la prezentare?

Care este primul?

Studiile arata ca este bine sa incepi cu feedback-ul apreciativ si sa inchei cu cel constructiv.

Din cercetarile facute, s-a observat ca daca inchei cu feedback-ul constructiv, persoana respectiva este mult mai probabil sa actioneze asupra lui si sa schimbe cu adevarat ceva.

Intrebare cheie: Sa folosesc metoda sandwich?

Ai auzit de metoda sandwich?

Daca nu esti familiar cu aceasta metoda sandwich se presupune ca cea mai buna varianta este sa incepi cu:

Ceva apreciativ              continui cu

Ceva constructiv            si apoi termini cu

Ceva apreciativ

Aceasta metoda este destul de raspandita pentru ca atenueaza impactul emotional al feedback-ului constructiv. Problema este ca diminueaza impactul total feedback-ului constructiv adica persoana este mai putin probabil sa actioneze si sa schimbe ceea ce ar fi bine sa schimbe.

La final este bine sa termin intr-un mod motivant si sa indemni catre actiune pentru ca de fapt acesta este si scopul feedback-ului.

10 idei pentru un feedback care sa fie acceptat cu usurinta

  1. Asteapta sa treaca emotia. Cu cat esti mai implicat emotional in momentul in care oferi feedback-ul, cu atat este mai probabil sa ai o abordare gresita. Daca reusesti sa privesti intr-un mod obiectiv situatia si sa te detasezi, vei reusi sa comunici esenta.
  2. Tu aplici acele sfaturi? In momentul in care oferi un feedback, persoana isi pune aproape imediat intrebarea: Persoana aceasta este un exemplu a ceea ce imi comunica? Daca nu le aplici este putin probabil ca feedback-ul tau sa aiba un impact. Oamenii se uita intotdeauna la leader sa vada daca el aplica principiile pe care le predica.
  3. Scrie feedback-ul pe care vrei sa il oferi. Scrisul face mintea clara. In momentul in care iti scrii ideile ti se vor clarifica tie in primul rand. Daca nu scrii ceea ce vrei sa comunici este foarte probabil ca emotia sa faca ceata in cuvinte si idei si sa te balbai in momentul in care vrei sa comunici ideile tale.
  4. Nu oferi un feedback constructiv pe e-mailIn momentul in care doresti sa oferi sugestii de imbunatatire este bine sa le spui fata in fata sau la telefon si nu pe e-mail. Pe e-mail nu ai nici un control asupra conversatiei si daca persoana careia ii oferi sugestiile le ia personal, nu ai cum sa rezolvi situatia. Foloseste o cale mai personala decat e-mailul.
  5. Alege momentul cu grija. Ai mare, mare grija sa nu oferi un feedback constructiv cand o persoana este cu moralul la pamant. Mai bine astepti cateva zile pana acea persoana isi revine si are un moral bun ca sa poata fi deschisa catre ceea ce tu ai de comunicat.
  6. Ofera un feedback echilibrat. Feedback-ul constructiv este mult mai usor de acceptat atunci cand vine insotit de feedback apreciativ. Spune mai intai cateva lucruri pe care le apreciezi.
  7. Fii sincer. Cel mai rau lucru pe care il poti face este sa inventezi. Cand oferi un feedback este important sa stii ca persoana este extrem de sensibila in acel moment. Orice spui care nu reflecta cat mai clar modul in care tu ai perceput realitatea va fi daunator. Fii cat mai sincer cu putinta.
  8. Ofera un feedback concret. Daca oferi un feedback general si persoana careia ii vorbesti este interesata de ceea ce spui, o sa te intrebe: „Poti sa imi spui o situatie concreta in care am avut acest comportament?” Este bine sa ai cel putin un exemplu pentru fiecare feedback constructiv pe care il oferi.
  9. Fii direct. Atunci cand este vorba de o veste proasta oamenii prefera sa li se spuna direct. Fara ascunzisuri, fara ocolisuri, fara orice inflorituri. Direct (dar nu insensibil).
  10. Nu cara feedback-ul dupa tine. Pregateste-te cat mai bine, fii cat mai sincer si comunica ce ai de spus. Indiferent ce ai comunicat lasa-l sa treaca. Cel mai rau lucru pe care poti sa il faci dupa ce ai comunicat un feedback este sa te gandesti: daca as fi spus asa si asa ar fi fost mult mai bine? Lasa feedback-ul sa treaca.

Imi place foarte mult cum o spune prietenul meu Liviu Pasat: Feedback is just Feedback 🙂

Nu este sfarsitul lumii. Este doar un mod prin care sa devenim mai buni.

In concluzie ai nevoie sa oferi mai intai feedback apreciativ si apoi feedback constructiv si sa fii sincer, direct si cat mai strategic.

Te provoc sa imi oferi un feedback si sa imi spui cum ti s-a parut acest articol. 🙂

Pe curand,
Paul

Join the discussion 16 Comments

Leave a Reply

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.