Comunicare eficienta – Cele 3 niveluri ale unui comunicator

Marian este director de logistica la o companie multinationala.

A fost promovat de curand in aceasa functie.

Cea mai mare teama a sa este ca va fi nevoie sa tina o prezentare in fata bordului executiv cu planurile sale pentru anul care urmeaza.

El nu a mai tinut decat 2 sau 3 alte prezentari in toata viata sa si este ingrozit de ziua respectiva.

Marian nu stie ce trebuie sa faca ca sa poata scapa de acel stres si sa isi poata controla emotiile din timpul prezentarii, astfel incat sa dea senzatia ca departamentul de logistica se afla pe maini bune.

 

Pe de alta parte Irina conduce o mica firma de PR si Marketing.

Ea a fost nevoita de-a lungul timpului sa prezinte in public ceea ce face compania sa si a devenit destul de confortabila cu ideea de a tine o prezentare.

Totusi, Maria nu reuseste niciodata sa isi dea seama cum sa structureze informatiile pe care vrea sa le transmita astfel incat sa fie o prezentare cat mai eficienta.

De aceea de multe ori, nimeni nu isi aminteste ce a spus Irina despre firma ei si nu reuseste sa castige noi clienti prin prezentarile sale.

 

La celalalt capat al spectrului nostru il avem pe Andrei care este ambasadorul Romaniei intr-o tara Europeana.

Andrei a tinut sute de prezentari de-a lungul carierei sale si a invata cum sa isi organizeze informatia astfel incat sa fie clar si coerent.

Provocarea lui Andrei este ca are prezentari cu miza foarte mare si este nevoie sa identifice metode prin care prezentarea sa sa fie memorabila si de impact.

 

Cele 3 personaje sunt cazuri tipice ale unor persoane care se afla la un nivel diferit ca experienta in comunicare.

Toti isi doresc sa ajunga la o comunicare eficienta.

Cu totii ne aflam intr-unul din cele 3 niveluri in calitate de comunicator.

Important este sa constientizezi care este nivelul tau si ce este nevoie sa faci ca sa ajungi la nivelul urmator.

Nivelul 1 : Comunicator incepator

Primul nivel este de vorbitor incepator.

Este nivelul la care se afla Marian.

Se manifesta prin urmatoarele simptome:

  • Iti este destul de frica sa vorbesti in public.
  • Esti neincrezator in abilitatea ta de a comunica in fata oamenilor
  • Te concentrezi in intregime asupra ta: Oare imi sta bine cravata? Oare o sa rada de mine? Uite cum se uita acea persoana la mine, sigur am dat-o in bara. Toata atentia este asupra ta.

Cea mai mare problema atunci cand te concentrezi asupra propriei persoane este ca pui multa presiune pe tine si atunci intervine foarte mult stres.

Este obisnuit ca un vorbitor incepator sa fie ultra-perfectionist.

Cei care sunt la inceput vor ca totul sa fie perfect.

Solutia : Controlul tau (controlul personal)

Controlul personal inseamna sa iti poti gestiona emotiile, sa iti poti gestiona reactiile, sa iti poti controla vocea si corpul astfel incat sa dai dovada de incredere in tine, chiar daca exista momente in care aceasta lipseste.

Este extrem de important acest pas pentru ca atunci cand nu poti sa te controlezi pe tine, nu ai nici o sansa sa controlezi publicul si sa ajungi la nivelul de comunicare eficienta pe care ti-o doresti.

Secretul consta in controlul emotiilor.

Cum poti sa intri in controlul tau astfel in acel moment de presiune?

3 recomandari pentru a capata controlul personal sunt :

  1. Verbalizeaza prezentarea:
    Care este metoda nr.1 prin care isi imbunatatesc toti sportivii performanta? Antrenamentul. Care este metoda nr.1 prin care un comunicator isi poate imbunatati performanta? Antrenamentul. Iar antrenamentul unui comunicator este verbalizarea prezentarii. Atunci cand esti acasa si ai terminat de pregatit structura prezentarii, acorda-ti o ora in care sa o spui cu voce tare de la cap la coada. Acest pas este important pentru ca in momentul in care vei sustine prezentarea in fata unui grup, nu va mai fi prima oara cand o susti, ci va fi a 5-a sau a 10-a oara.
  2. Fa cunostinta cu persoanele din public:
    Soseste cu 30 de minute inainte de a incepe prezentarea si fa cunostinta cu cateva persoane din public. Eu ma duc la cativa participanti si le spun : Salut. Eu sunt Paul. Ce ti-ar placea sa inveti in seara aceasta? In acest fel aflu si ce isi doreste de la prezentarea mea.
  3. Spune DA oricarei ocazii de a tine o prezentare:
    Cel mai important lucru daca esti la nivelul de vorbitor incepator este sa ai timp pe scena. Cu cat ai mai mult timp pe scena intr-un timp cat mai scurt, cu atat vei putea trece la urmatorul nivel mai rapid.

Teama de a vorbi in public dispare dupa primele 10 prezentari (numarul este aproximativ).

Straduieste-te sa treci cat mai repede prin aceste 10 prezentari.

Nivelul 2 : Comunicator avansat

Al doilea nivel este cel de vorbitor avansat.

Este nivelul la care se afla Irina.

Se manifesta prin urmatoarele simptome:

  • Te simti relaxat atunci cand este nevoie sa prezinti un anumit subiect
  • Ai dificultati in a iti structura mesajul pentru a exista un fir rosu pe tot parcursul prezentarii
  • Provocarea este sa te exprimi clar, concis si coerent
  • Te concentrezi in intregime asupra mesajului : Oare am spus tot ce am avut de spus? Am uitat vreo idee care era importanta? Oare am atins toate punctele esentiale?

Cea mai mare problema a vorbitorului avansat este ca tot timpul se concentreaza pe ce are de spus si este foarte mult in cap.

Din cauza acestui lucru nu mai are cand sa fie atent si la public.

Solutia : Controlul mesajului

Probabil ideea care te va salva este urmatoarea: Publicul habar-n-are ce ai de spus.

Publicul nu stie ce ai pregatit, nu stie urmeaza pe slide-uri, nu stie care este structura prezentarii tale.

Iar daca pornim de la aceasta premisa, orice ai spune, este ceea ce trebuia spus.

Practic nu ai cum sa o dai in bara, pentru ca oamenii nu stiu ce ai pregatit.

Iata 3 metode simple prin care sa intri in controlul mesajului:

  1. Scrie prezentarea: Scrisul face mintea clara. Ai nevoie de suficient de multa claritate asupra mesajului pentru a putea sa te desprinzi de el si sa te poti concentra asupra publicului. Ai nevoie sa INTERIORIZEZI mesajul. Nu sa il memorezi, ci sa il interiorizezi, adica sa faca parte din tine.
  2. Alege un model simplu de a structura prezentarea: Modelul pe care eu il folosesc se numeste modelul DISCURS (1. Deschidere , 2. Introducere, 3. Structura, 4. Cazuri concrete, 5. Utilizare, 6. Recapitulare, 7. Surpriza de final)
  3. Discuta ideile pe care urmeaza sa le prezinti, cu un prieten: In acest fel vei vedea ce anume are impact si care sunt momentele in care ai nevoie de mai multa claritate.

Cel mai probabil, vei avea nevoie de aproximativ 100 de prezentari ca sa treci la cel de-al treilea nivel si sa ajungi la nivelul de comunicare eficienta.

Nivelul 3 : Comunicator expert

Al treilea nivel este cel de vorbitor expert. Este nivelul la care se afla Andrei.

Se manifesta prin urmatoarele simptome:

  • Te simti foarte confortabil in fata publicului
  • Poti sa te exprimi clar astfel incat oamenii sa inteleaga ce ai de transmis
  • Provocarea este in a fi memorabil si de impact
  • Te concentrezi in intregime asupra publicului: Au inteles ei mesajul pe care l-am comunicat? Mai este nevoie sa fac mesajul mai clar? Este oare necesar sa fac un exercitiu in acest moment pentru a creste energia din sala?

Cea mai mare problema a vorbitorului expert este ca de cele mai multe ori, vorbeste mai mult decat este nevoie.

El sufera de ceea ce numesc speakuita = vorbeste, vorbeste si nu se mai opreste.

Solutia : Controlul audientei

Prin controlul audientei ma refer la controlul atentiei publicului si mai specific modul in care captezi si mentii atentia.

Iata 3 metode simple prin care sa captezi si sa mentii atentia.

  1. Infometarea: Aceasta este probabil cea mai puternica metoda pentru a capta atentia. Este metoda prin care oamenii sa fie atenti la ceea ce urmeaza chiar daca nu stiu foarte clar ceea ce urmeaza sa le oferi. De ce sunt atenti? Pentru ca i-ai infometat. Infometarea este ceea ce spui inainte de a introduce informatia sau mesajul pe care doresti sa il transmiti. Un exemplu de infometare este urmatorul : Urmatoarea strategie te va ajuta sa mentii atentia unei persoane pe tot parcursului unei prezentari, chiar si atunci cand ai prezentari foarte lungi, de 5-6 ore. Partea cea mai interesanta este ca daca nu folosesti aceasta strategie, persoana va fi la un momentdat distrasa de telefonul mobil, de colegii de langa, de planurile pentru saptamana urmatoare si isi va pierde interesul. Aceasta strategie se numeste :
  2. Intrebari auto-adresate: Sunt acele intrebari pe care le rostesti cu voce tare si la care iti raspunzi singur : De ce este aceasta idee importanta? Pentru ca … Ce inseamna mai concret? Inseamna ca … Cum putem sa il punem in aplicare? Prin … Care este cea de-a treia metoda pentru a capta si a mentine atentia publicului? Aceasta este …
  3. Varietatea vocala: Varietatea este condimentul discursurilor. Atunci cand variezi volumul, ritmul, tonalitatea pe parcursul prezentarii, ai mult mai multe sanse sa tii publicul captivat.

Acestea sunt cele 3 niveluri ale unui comunicator. Da-mi voie sa te intreb : Care este nivelul tau?

Ai ajuns la nivelul in care poti spune cu adevarat ca ai o comunicare eficienta?

Te invit sa iti oferi raspunsul la aceasa intrebare si sa identifici care este o metoda prin care sa ajungi la nivelul urmator, pentru ca… :

„Poti sa ai idei geniale, insa daca nu stii cum sa le prezinti, ideile tale nu vor duce nicaieri.” – Lee Iacocca

Join the discussion 2 Comments

Leave a Reply